Mal abzuschalten, fällt vielen Arbeitnehmern im Home Office schwerer als im Büro. Foto: Yasemin H. auf Unsplash
Home Office

So klappt es mit der Kommunikation

Von
Damit Home Office auf Dauer funktioniert muss die Kommunikation untereinander klappen.

Natürlich gestaltet sich die Kommunikation im Home Office anders, als man es von der gemeinsamen Büroarbeit gewohnt ist. Während man sonst einem Kollegen vielleicht einfach nur kurz zuruft, „vergiss nicht, dem Kunden Bescheid zu geben“, oder, „der Auftrag muss heute bis 13 Uhr raus“, ist das so im Home Office natürlich nicht möglich.

Hinzu kommt noch, dass nun auch noch die Mimik fehlt, die sofort verraten würden, ob es sich nun um eine nette Erinnerung handelt, oder ob es viel eher eine streng gemeinte Mahnung ist. Hier hilft unter anderem die Cloud Telefonie, die einen gigantischen Funktionsumfang bietet, schon mal sehr viel weiter. Unter anderem ermöglicht sie die nahtlose Vernetzung von Festnetz und Mobilfunk und sie sorgt außerdem für eine sehr große Skalierbarkeit und eine hohe Flexibilität.

Kommunizieren ist extrem wichtig

Gerade im Home Office spielt die Kommunikation eine noch wichtigere Rolle, als das üblicherweise im Büro vor Ort der Fall ist. Der Austausch mit den Kollegen auf dem Flur, in der Teeküche oder beim Mittagessen entfällt hier vollkommen. Das bedeutet jetzt aber keineswegs, dass man nun von jeglicher Kommunikation abgeschnitten ist. Inzwischen nutzen viele Unternehmen verschiedene Kommunikationstools wie beispielsweise Slack.

Hierbei handelte es sich um ein Chatprogramm mit Videofunktion für Telefonate. Aber auch Starleaf oder Zoom ermöglichen größere Videokonferenzen aus dem Homeoffice. Für den Teamzusammenhalt sind Videokonferenzen zu festgelegten Zeiten extrem wichtig. Das können tägliche Konferenzen sein, oder solche, die mindestens einmal wöchentlich stattfinden.

Doch die fortlaufende Kommunikation ist auch für Führungskräfte sehr wichtig, daher sollen sie sich immer mal wieder einzeln mit ihren Teammitgliedern im Videotelefonat verabreden. So fällt dann auch sofort auf, wer möglicherweise im Home Office noch zusätzliche Unterstützung benötigt. Gerade im Home Office gilt die Regel, lieber zu viel als zu wenig zu kommunizieren. Um Missverständnissen erfolgreich vorzubeugen, sollte man lieber einmal zum Telefonhörer greifen, um eine schnelle Klärung herbeizuführen.

Die Regeln und Abläufe für das Home Office

Um Missverständnissen oder vor allem aufkommenden Misstrauen vorzubeugen, sollten für das Home Office vorab bestimmte Fragen geklärt und entsprechende Regeln aufgestellt werden. Wie steht es beispielsweise um die Reaktionszeit auf Nachrichten, oder wie sieht es mit Haushaltstätigkeiten während der Arbeitszeit aus? Darf man am Nachmittag Einkäufe tätigen oder das gute Wetter für einen kurzen Spaziergang nutzen, wenn man die Arbeitszeit dann später nachholt? Die Klärung solcher oder ähnlicher Fragen verhindert Misstrauen und Unmut, es gibt einfach ein Regelwerk, an das man sich verlässlich halten kann.

Transparenz für den Arbeitsfrieden

Transparenz ist etwas, was im normalen Bürobetrieb vor Ort immer herrscht. Letztlich sieht jeder Kollege, wann ein anderer den Arbeitsplatz verlässt, um beispielsweise in die Mittags- oder Raucherpause zu gehen. Telefonat bekommt man ebenfalls mit, und falls der Kollege gerade Ruhe benötigt, wird er auch das in irgendeiner Form signalisieren. All das entfällt naturgemäß im Home Office. Hier ist es sehr hilfreich, dass sich sämtliche Teammitglieder am Morgen kurz melden und zeigen, dass sie nun am Arbeitsplatz sind.

Doch auch eine Pause sollte angesagt werden, ebenso wie die Rückkehr aus der Pause. Ist der Arbeitstag beendet, sollte man sich einfach abmelden. Das Chatprogramm Slack ist hier besonders hilfreich, denn es stellt einige Emojis zur Verfügung, mit deren Hilfe man leicht mitteilen kann, ob man gerade zu Mittag isst oder eine Pause macht, oder auch einfach nicht gestört werden möchte. Diese Art der Offenheit sorgt auf jeden Fall dafür, dass Missverständnissen vorgebeugt wird und Misstrauen gar nicht erst aufkommt.

Trotz Home Office soziale Kontakte pflegen

Das obligatorische Treffen mit den Kollegen während der Mittagspause auf dem Flur oder auch am eigenen Schreibtisch findet natürlich im Home Office nicht statt. Doch genau das kann zum Problem werden, denn einige Mitarbeiter im Home Office fühlen sich dadurch sehr isoliert. Es gibt sogar bereits Studien, die zeigen, dass Heimarbeiter häufiger unter Einsamkeit und Erschöpfung leiden. Die Direktorin für Arbeitsmedizin Monika Rieger äußert sich hierzu in einem Interview mit der ZEIT folgendermaßen: „Soziale Kontakte sind eine wichtige Ressource, um Arbeitsanforderungen zu bewältigen“.

Aus diesem Grund sind regelmäßigen Treffen per Videochat wichtiger, als man vielleicht im ersten Moment annehmen möchte. Darum sollte man beispielsweise die Möglichkeit nutzen, während der Mittagspause einen gemeinsamen Videochat mit dem Kollegen zu nutzen und dort das Essen gemeinsam zu genießen. Auch sollten in der Pause private Themen ausgetauscht werden.

Schwieriger wird es, wenn es darum geht, den Kontakt zu Kollegen zu halten oder aufzubauen, die man eigentlich kaum kennt. Doch auch für dieses Problem gibt es dank einiger Startups sehr gewinnbringende Lösungen. So wurde beispielsweise die App „Donut“ als Erweiterung von Slack kreiert. Per Zufallsprinzip werden hier zwei Kollegen zusammengewürfelt, die dann beispielsweise ein gemeinsames virtuelles Mittagessen oder ein Kaffeetrinken miteinander genießen können.

Im Büro sind Zufallsbegegnungen etwas vollkommen Normales. So lernt man sich beispielsweise beim Warten am Kopierer oder beim Kaffeekochen kennen, in diesem Fall geschieht das nun auf virtueller Ebene und die vermeintliche Einsamkeit kann gar nicht erst Einzug in den Arbeitsalltag halten.

Pause machen nicht vergessen

Entgegen aller Vorurteile, die besagen, dass Mitarbeiter im Home Office nicht ihre volle Arbeitszeit bedienen, ist es genau umgekehrt. Eine Studie der Universität Basel kommt zu dem Schluss, dass Mitarbeiter im Home-Office durchschnittlich 2,5 Stunden mehr pro Woche als die Kollegen im Büro arbeiten.

Zwar fühlt man sich möglicherweise etwas freier, da man bei der Arbeit nicht beobachtet wird, doch gleichzeitig wächst auch der Druck, unter Beweis zu stellen, dass man nicht daheim sitzt und gemütlich eine Runde Netflix einschiebt oder sich anderweitig amüsiert. Hier zeigte sich, dass das im schlimmsten Fall sogar zur Selbstausbeutung führen kann.

Ein weiterer Faktor ist, dass einige Menschen im Home Office schlechter abschalten können. Wer den ganzen Tag ununterbrochen vor dem Bildschirm sitzt und auf mehreren Kanälen gleichzeitig kommuniziert, benötigt aber zwingend eine Pause, um danach auch wirklich wieder produktiv ans Werk gehen zu können. Eine solche Pause bietet sich zum Beispiel an, um mit einem anderen Kollegen in ähnlicher Situation einen privaten Plausch zu halten. Pausen, wie auch immer genutzt, sind extrem wichtig, um überhaupt produktiv arbeiten zu können.