Optimales Finanzmanagement für KMU

Wenn kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit ihren großen Konkurrenten mithalten möchten, müssen sie die Finanzen in ihrem Unternehmen professionell managen, denn genau dadurch können finanzielle Engpässe vermieden und Wachstumspotenziale optimal genutzt werden. Die entscheidende Frage, die sich die Verantwortlichen in diesem Zusammenhang stellen: Welche Schritte sind dafür erforderlich? Wir zeigen auf, wie sich das Finanzmanagement für KMU in fünf einfachen Schritten optimieren lässt.

Warum ist das Finanzmanagement für KMU so wichtig?

Ein gut strukturiertes Finanzmanagement ist das Rückgrat eines Unternehmens, denn damit ist sichergestellt, dass die Einnahmen und Ausgaben im Gleichgewicht sind. Das ermöglicht nicht nur professionelle strategische Geschäftsentscheidungen, sondern schafft darüber hinaus Vertrauen bei unterschiedlichen Stakeholdern wie Investoren oder Lieferanten.

Wer darauf verzichtet, riskiert die finanzielle Instabilität seines Unternehmens. Die mögliche Folge? Die unvorhergesehenen Kosten können zu Geschäftsausfällen und letztlich, wie schon bei mehr als 3.000 Unternehmen dieses Jahres in Deutschland, in die Insolvenz führen. Doch wer will schon auf der Pleitewelle reiten? Mit den folgenden Schritten sinkt das Risiko dafür erheblich.

Schritt 1: Die Übersicht über die Finanzen mit der passenden Unternehmenssoftware behalten

Zunächst ist es für KMU wichtig, eine umfassende Übersicht über die Finanzen im Unternehmen zu haben. Die wichtigsten Daten dafür sollten auf Knopfdruck verfügbar sein. Die Basis für die Professionalisierung des Finanzmanagements bildet eine perfekt abgestimmte Unternehmenssoftware für alle Anforderungen eines KMU, denn damit haben die Verantwortlichen die wichtigsten Kennzahlen im Blick und bringen Transparenz in die aktuelle Finanzlage ihres Unternehmens.

Zu den wichtigsten Features, die solche Komplettlösungen abdecken sollten, gehören ein Business-Cockpit, BWA (betriebswirtschaftliche Auswertungen) mit grafischer Darstellung, eine Budgetverwaltung mit Soll-Ist-Vergleich, eine Kostenstellen- und Kennzahlenauswertung sowie eine Offene-Posten-Verwaltung mit Mahnwesen und Verzugszinsenberechnung. Denn damit lässt sich auch der nächste Schritt einfach umsetzen.

Schritt 2: Budgetierung und Finanzplanung

Rund vier Millionen Menschen arbeiten hierzulande auf selbstständiger Basis und finanzielle Engpässe können jeden davon treffen. Um darauf entsprechend vorbereitet zu sein und rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten zu können, hilft eine professionelle Budgetierung und Finanzplanung. Ein realistisches Budget sollte alle Einnahmen und Ausgaben abdecken. Dafür ist es erforderlich, alle Kosten und Einnahmequellen im Unternehmen genau zu erfassen und in weiterer Folge regelmäßig zu überwachen. Die entsprechenden Tools dafür liefert die Unternehmenssoftware, die einen Soll-Ist-Vergleich ermöglicht, mit dem Abweichungen frühzeitig erkannt werden können.

Schritt 3: Liquiditätsmanagement verbessern

Mit dem regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich ist die Basis dafür geschaffen, das Liquiditätsmanagement im Unternehmen zu verbessern. Nun geht es darum, regelmäßig Liquiditätspläne zu erstellen, die alle zukünftigen Einnahmen und Ausgaben berücksichtigen. Dabei ist es wichtig, auch unregelmäßige Zahlungen wie Steuern oder Versicherungen einzuplanen. Für die Stabilität des Unternehmens empfiehlt es sich außerdem, finanzielle Reserven aufzubauen. Dafür sollten automatisch monatlich feste Beträge auf ein separates Rücklagenkonto überwiesen werden und idealerweise sollten diese Rücklagen verzinst sein. Die Möglichkeit dazu bietet ein Girokonto mit Zinsen. Zusätzlich sollte die Unternehmenssoftware dazu genutzt werden, die Zahlungsströme im Unternehmen genau zu überwachen und dadurch potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Schritt 4: Regelmäßige Kostenanalysen durchführen

Regelmäßige Kostenanalysen helfen aber nicht nur, die Engpässe zu erkennen, sondern identifizieren gleichzeitig mögliche Einsparpotenziale im Unternehmen. Dafür müssen alle Kostenarten erfasst werden, einschließlich der Materialkosten, Personalkosten und Betriebskosten. Nach der Datenerfassung sollten die Daten analysiert und zwischen fixen, wiederkehrenden und variablen Kosten unterschieden werden. Jene Bereiche, in denen die Ausgaben besonders hoch sind, können in weiterer Folge auf mögliche Einsparungen geprüft werden, indem eventuell günstigere Alternativen in Betracht gezogen werden. Ein Beispiel dafür ist der Wechsel zu einem günstigeren Lieferanten oder das Aushandeln besserer Konditionen bei bestehenden Verträgen.

Schritt 5: Die wichtigsten Kennzahlen im Auge behalten

Der letzte Schritt zum Unternehmer des Jahres ist das regelmäßige Monitoring von wichtigen Kennzahlen im Unternehmen wie des Liquiditätsgrades, der Eigenkapitalquote und der Umsatzrentabilität. Der Liquiditätsgrad zeigt an, wie gut ein Unternehmen dazu in der Lage ist, kurzfristige Verbindlichkeiten abzudecken. Ist die Quote hoch, so ist das ein wichtiges Zeichen für die finanzielle Stabilität. Die Eigenkapitalquote sagt aus, wie hoch der Anteil des Eigenkapitals am Gesamtkapital ist. Je höher dieser Wert ist, desto unabhängiger ist das Unternehmen auch auf finanzieller Ebene. Langfristiges Ziel sollte sein, die Quote auf mindestens 30 Prozent anzuheben. Die Umsatzrentabilität misst den Gewinn im Verhältnis zum Umsatz und zeigt, wie profitabel das Unternehmen arbeitet. Wie hoch die Umsatzrentabilität sein muss, ist branchenabhängig, ab einem Wert von fünf Prozent gilt sie jedoch allgemein als gut.