Unternehmen im digitalen Wandel durch E-Rechnungen

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse verändert die Art und Weise, wie Unternehmen in Bremen und deutschlandweit arbeiten. Ein bedeutender Schritt in dieser Entwicklung war die Einführung der E-Rechnungspflicht, die seit dem 1. Januar 2025 für den B2B-Bereich gilt. Besonders mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre bisher oft analogen Rechnungsprozesse an die neuen Anforderungen anzupassen. Bremen, mit seiner starken mittelständischen Struktur, bietet dabei sowohl konkrete Beispiele für erfolgreiche Umsetzungen von E-Rechnungen als auch umfassende Unterstützung durch lokale Initiativen.

Gesetzliche Grundlagen und Fristen

Die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich gilt seit dem 01. Januar 2025 bundesweit und basiert auf § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Erfasst sind sämtliche Geschäftsbeziehungen zwischen inländischen Unternehmen. Zulässig sind nur noch Rechnungen, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Damit gelten strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD als Standard. Einfache PDFs oder Bilddateien erfüllen die Anforderungen nicht mehr. Der Empfang solcher normkonformer Rechnungen ist für alle Unternehmen verpflichtend. 

Es gelten jedoch gestaffelte Übergangsfristen:

• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.​
• Unternehmen mit geringerem Umsatz haben bis zum 1. Januar 2028 Zeit, ihre Systeme entsprechend anzupassen.​

Diese Fristen sollen den Unternehmen ausreichend Zeit geben, ihre Prozesse und Systeme auf die neuen Anforderungen auszurichten. ​

Strukturwandel im Bremer Mittelstand

Die wirtschaftliche Struktur in Bremen ist geprägt von einem starken Mittelstand mit hoher Branchenvielfalt. Insbesondere das produzierende Gewerbe, der Großhandel, Logistikunternehmen sowie das Bau- und Handwerkswesen sind in der Region stark vertreten. Viele dieser Betriebe arbeiten mit gewachsenen Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystemen, die bislang auf analogen oder hybriden Prozessen basierten. Die E-Rechnungspflicht bewegt diese Unternehmen dazu, interne Strukturen zu überdenken und digitale Schnittstellen neu zu definieren.

Nach Angaben der Handelskammer Bremen haben zahlreiche Mitgliedsunternehmen den Anpassungsbedarf unterschätzt. Die Umstellung erfordert nicht nur technologische Investitionen, sondern auch eine strategische Neuausrichtung. Viele Unternehmen müssen bestehende Softwarelösungen aktualisieren oder neue Systeme implementieren. Besonders im Handwerk und bei kleineren Betrieben fehlen häufig die internen Ressourcen für eine reibungslose Umsetzung.

Einführung der E-Rechnungsplattform durch den Bremer Senat

Ein konkretes Beispiel für die erfolgreiche Implementierung von E-Rechnungen in Bremen ist die Einführung der E-Rechnungsplattform durch den Bremer Senat. Bremen war das erste Bundesland, das eine solche Plattform bereits 2018 in Betrieb genommen hat. Diese Plattform ermöglicht es Unternehmen, elektronische Rechnungen im XRechnung-Standard über verschiedene Eingangskanäle wie E-Mail, De-Mail, PEPPOL eInvoicing oder Internet-Uploads zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Die Infrastruktur wurde von Dataport technisch umgesetzt und hat erhebliche Vorteile bei der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse gebracht, darunter schlankere Abläufe und Einsparungen bei der Bearbeitung von Rechnungen

Weitere Unternehmen und Organisationen haben sich erfolgreich mit der E-Rechnung auseinandergesetzt, darunter:

• zERIKA-Portal: Dieses Portal ermöglicht es Unternehmen in Bremen, Rechnungen effizient im XRechnung-Format zu erstellen und zu versenden. Es unterstützt verschiedene Übertragungswege wie Webservice/PEPPOL, De-Mail, E-Mail und Webupload. Durch die Einführung des zERIKA-Portals konnten sowohl Unternehmen als auch die Verwaltung erheblich Kosten und Aufwand einsparen. Die Zusammenarbeit mit der Handelskammer und der Handwerkskammer Bremen hat dazu beigetragen, das System erfolgreich zu etablieren und die Nutzung zu fördern.
• Handwerkskammer Bremen: Die Handwerkskammer Bremen spielte eine wichtige Rolle bei der Einführung des elektronischen Abrechnungsstandards „XRechnung“. Sie sensibilisierte Handwerksbetriebe für die Vorteile digitaler Schnittstellen und unterstützte sie bei der Anpassung ihrer IT-Systeme. Diese Initiative erleichterte insbesondere die elektronische Rechnungsstellung bei Aufträgen von öffentlichen Auftraggebern.

Praxisbeispiel: SCHAUENBURG Industrietechnik

Ein weiteres Beispiel für eine erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand ist die SCHAUENBURG Industrietechnik in Bremen. Das Unternehmen hat seine Prozesse schrittweise digitalisiert und dabei besonderen Wert auf die Einbindung der Mitarbeiter gelegt. Durch die Implementierung digitaler Lösungen konnten Effizienzsteigerungen erzielt und die Wettbewerbsfähigkeit erhöht werden. Dieses Beispiel zeigt, dass eine durchdachte Digitalisierungsstrategie, die sowohl technologische als auch personelle Aspekte berücksichtigt, zum Erfolg führen kann.​

Unterstützungsangebote auf Landesebene

Um die mittelständische Wirtschaft in Bremen bei der digitalen Transformation zu begleiten, wurden auf Landesebene mehrere Förder- und Beratungsangebote eingerichtet. Diese zielen insbesondere auf Unternehmen ab, die über keine eigene IT-Abteilung verfügen oder für die Digitalisierung bislang kein operativer Schwerpunkt war.

Zentrale Anlaufstelle ist das Mittelstand-Digital Zentrum Bremen-Oldenburg, das im Rahmen einer bundesweiten Initiative kostenfreie Unterstützung anbietet. Es richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen aus Industrie, Handwerk und Handel. Das Zentrum organisiert Workshops, führt Digitalisierungschecks durch und begleitet Unternehmen bei der Auswahl passender E-Rechnungs-Softwarelösungen.

Die Handwerkskammer Bremen bietet zusätzlich branchenspezifische Beratung mit Fokus auf kleine Betriebe. Dort wurde eine eigene Informationsplattform zur E-Rechnung aufgebaut, auf der Praxisbeispiele, technische Leitlinien und Fördermöglichkeiten gebündelt bereitgestellt werden. Ergänzt wird das Angebot durch individuelle Sprechtage für Mitgliedsbetriebe.

Auch die Wirtschaftsförderung Bremen (WFB) hat reagiert. Im Rahmen der Digitalisierungsförderung können Unternehmen finanzielle Zuschüsse für die Anschaffung und Einführung digitaler Lösungen beantragen. Das Förderprogramm „Digitaler Mittelstand“ umfasst projektbezogene Zuwendungen in Höhe von bis zu 17.000 Euro für Unternehmen mit Sitz in Bremen. Förderfähig sind unter anderem E-Rechnungs-Software, Beratungskosten und die Schulung von Mitarbeitenden.

Empfehlungen für Unternehmen

Angesichts der bereits bestehenden E-Rechnungspflicht sowie der gestaffelten Übergangsfristen sollten Unternehmen folgende Schritte umsetzen:​

• Analyse der aktuellen Prozesse: Überprüfung der bestehenden Rechnungsstellungs- und -empfangsprozesse auf Digitalisierungspotenzial.​
• Auswahl geeigneter Softwarelösungen: Recherche und Implementierung von Software, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und in bestehende Systeme integriert werden kann.​
• Mitarbeiterschulungen: Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie und den veränderten Prozessen.​ 
• Nutzung von Förderprogrammen: Inanspruchnahme von finanzieller Unterstützung durch Programme wie „Digitaler Mittelstand“.​

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.