Lotsen im Digitalisierungsdickicht

Vom papierlosen Büro träumten manche Unternehmer schon vor gut zwei Jahrzehnten. Die wenigsten Betriebe haben das bis heute umgesetzt. „Es gibt noch sehr viel Papier in Unternehmen“, stellt auch Marc Zielinski, Geschäftsführer des Bremer Dokumenten-Systemhauses Suhren, bei seinen Kundenkontakten immer wieder fest.

Zwar ist die Firma Suhren 1986 mal als Händler für Kopierer, Faxgeräte und Anrufbeantworter gestartet, doch inzwischen liegt ein Schwerpunkt im Bereich Dokumentenmanagement und Optimierung von Arbeitsabläufen. „We know workflow“ lautet der Zusatz im Firmen-Logo. Dabei geht es nicht darum, jegliche Papiernutzung zu unterbinden, sondern durch Digitalisierung Prozesse zu verbessern, damit sie schneller und effizierter funktionieren und die Kunden sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Digitalisierung in Schüben

„Digitalisierung kommt immer in Schüben“, meint Julia Suhren. Die geschäftsführende Gesellschafterin ist seit 13 Jahren im Familienunternehmen tätig. 2020 übernahm sie vom Unternehmensgründer, ihrem Vater, die Leitung. Aktuell treibe die Pflicht zur E-Rechnung die Gedanken zur Digitalisierung vielerorts voran, so Suhren. Doch: „Der Markt ist unübersichtlich. Es gibt viele Lösungen“, meint sie. „Wir verstehen uns als Digitalisierungslotsen.“

Suhren setzt als Grundgerüst auf das Programm Docuware des japanischen Herstellers Ricoh. „Das ist erstmal ein leeres System, dass dann von uns individuell angepasst wird“, erklärt Julia Suhren.

Mit den Kunden Probleme identifizieren

Oft gelte es, zunächst gemeinsam mit den Kunden herauszufinden, wo eigentlich das Problem liegt. „Das eigene Prozessverständnis ist oft nicht so ausgeprägt“, weiß Marc Zielinski. Dabei gilt es behutsam vorzugehen, schließlich gehören Veränderungsprozesse zu den schwierigsten Aufgaben in Unternehmen.

Die gute Nachricht: „Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems führt in den meisten Fällen nicht dazu, dass Arbeitsplätze wegfallen“, sagt Julia Suhren. Stattdessen werde die Digitalisierung im Nachhinein oft als Entlastung wahrgenommen, weil interne bürokratische Prozesse verschlankt oder automatisiert werden können. Folge: Den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit, um sich um die vorhandenen Kunden zu kümmern oder neue Projekte anzugehen.

In der Cloud sicherer

Als Beispiel nennt die Chefin einen Fall, wo die Verwaltung eines Unternehmens über mehrere Standorte in Deutschland verteilt war. Papierbelege mussten teilweise mehrfach zwischen den Standorten hin und her geschickt werden, bis der Vorgang endlich abgearbeitet war. Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement führte dazu, die Durchlaufzeiten drastisch zu reduzieren.

Ein weiterer Vorteil: „In der Cloud sind die Dokumente besser geschützt“, meint Marc Zielinski. Versand per E-Mail sei hingegen sehr viel unsicherer.

„Es muss auch nicht alles digital sein“, sagt Julia Suhren. „Wir wollen gar nicht, dass keiner mehr druckt“, ergänzt sie. Schließlich verkaufe ihr Unternehmen weiterhin Drucker und den zugehörigen Service.