Wie kann man PDF bearbeiten? Einfach erklärt

PDF gehört heute zu den beliebtesten und meistgenutzten Dateiformaten im privaten sowie beruflichen Bereich. Im Vergleich zu anderen Dateitypen lassen sich PDF-Dokumente viel leichter weitergeben, denn sie zeichnen sich durch eine streng konsistente Struktur aus. Sie behalten ihre Formatierung bei der Übertragung bei und sind mit den meisten modernen Betriebssystemen problemlos kompatibel.

Wie kann man ein PDF bearbeiten? Wenn Sie sich diese Frage stellen, sind Sie bei uns genau richtig. Obwohl PDF-Dateien ursprünglich so konzipiert wurden, dass ihr Inhalt unverändert bleibt, gibt es zahlreiche Situationen, in denen eine Bearbeitung notwendig sein kann. Dies betrifft z. B. das Entfernen unnötiger Informationen, die Anpassung der Formatierung oder das Hinzufügen zusätzlicher Elemente. In diesem Artikel finden Sie einen Überblick über praktische Möglichkeiten, wie Sie Ihre PDFs bearbeiten können.

Was ist PDF und warum ist dieses Format nützlich?

Bei PDF (kurz für Portable Document Format) handelt es sich um ein universelles und plattformunabhängiges Dateiformat, das speziell für den digitalen Dokumentenaustausch entwickelt wurde. Ziel war es, ein Format zu schaffen, das auf jedem Gerät und Betriebssystem einheitlich dargestellt wird. PDF-Dokumente haben ein festes Layout und sehen überall gleich aus, ohne bei der Übertragung ihre ursprüngliche Qualität oder Formatierung zu verlieren.

Dieses Format bietet eine Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit. Deshalb wird es heute in nahezu allen Lebensbereichen eingesetzt. Von Schecks und Lebensläufen bis hin zu technischen Dokumenten und E-Books — die Vielseitigkeit ist beeindruckend. Besonders in der Geschäftswelt hat es durch die Unterstützung von digitalen Signaturen an Bedeutung gewonnen. Diese Funktion macht PDFs ideal für offizielle Dokumente und Verträge.

Darüber hinaus überzeugt das Format durch umfangreiche Sicherheitsfunktionen. Es ist möglich, Passwörter festzulegen, Dateien zu verschlüsseln und den Zugriff auf die Bearbeitung oder den Druck zu beschränken.

Wie kann ich ein PDF bearbeiten?

Dass PDF-Dateien den Inhalt unabhängig vom Gerät und Betriebssystem in unveränderter Form anzeigen, macht sie zuverlässig, kann aber eine Herausforderung bei der Bearbeitung darstellen. Anders als bei Formaten wie DOCX ist das Bearbeiten von Texten, Bildern oder anderen Informationen in einer PDF-Datei nicht immer intuitiv. Dennoch gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, Änderungen an PDF-Dateien vorzunehmen.

Wie bearbeitet man PDF Dateien mit Online-Tools?

Es gibt verschiedene onlinebasierte Services mit Bearbeitungsfunktionen, die ohne Download von Software funktionieren. Sie sind zwar nicht immer kostenlos, aber einfach zu bedienen und bieten mehr Flexibilität beim Dokumentenmanagement. Wie einfach Sie mit einem solchen Service ein PDF bearbeiten online können, wird hier am Beispiel von PDF Guru gezeigt.

1. Registrieren Sie sich bei PDF Guru oder loggen Sie sich in Ihr Konto ein.
2. Gehen Sie zum Tool “PDF bearbeiten”.
3. Klicken Sie auf “+”, um eine Datei auf Ihrem Gerät auszuwählen oder ziehen Sie diese per Drag & Drop in den Upload-Bereich.
4. Das Dokument wird in der Regel innerhalb weniger Sekunden in den Editor hochgeladen, es hängt aber von seiner Größe ab.
5. Verwenden Sie das gewünschte Tool, das Sie aus dem Menü am oberen Bildschirmrand auswählen können. Nutzen Sie “Text bearbeiten”, um das Format (Schrift, Absatz) zu ändern oder Text zu löschen. Mit “Text hinzufügen” können Sie Text an einer beliebigen Stelle des Dokuments einfügen. Mit “Text auswählen” können Sie Text kopieren, durchstreichen, unterstreichen oder hervorheben.
6. Wenn Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf “Fertig” und dann auf “Herunterladen”.

Der größte Vorteil von solchen Online-Plattformen ist, dass sie im Browser funktionieren und unabhängig vom Betriebssystem sind. Mit einem einzigen Benutzerkonto können Sie PDFs auf praktisch allen Ihren Geräten bearbeiten, auch auf Mobilgeräten. Neben den umfangreichen Bearbeitungsfunktionen sind solche Services mit weiteren nützlichen Tools ausgestattet — Konvertieren, Aufteilen, Zusammenführen, Komprimieren, Signieren usw.

Microsoft Word für die PDF-Bearbeitung

Kann man ein PDF bearbeiten, indem man direkt Microsoft Word nutzt? Ja. Das ist eine einfache Lösung, wenn Ihr Gerät über das Microsoft-Office-Paket verfügt. Für die Bearbeitung müssen Sie Ihr PDF-Dokument in Word konvertieren, und so geht’s:

1. Starten Sie Microsoft Word.
2. Klicken Sie auf “Datei” in der oberen linken Ecke und dann auf “Öffnen”.
3. Wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Gerät aus, indem Sie diese anklicken.
4. Auf dem Bildschirm erscheint eine Meldung, die Sie darüber informiert, dass Word das Dokument in das PDF-Format konvertieren wird. Klicken Sie auf “OK”.
5. Es öffnet sich ein in Word konvertiertes Dokument, an dem Sie Änderungen vornehmen können.

Alternativ können Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei klicken und “Öffnen mit” — “Word” auswählen. Das modifizierte Dokument müssen Sie erneut als PDF speichern.

Diese Methode eignet sich in erster Linie für die Bearbeitung von Text ohne komplexe Formatierungen oder grafische Elemente. Andernfalls müssen Sie mit Veränderungen in der Struktur oder der Verschiebung von Elementen rechnen. Um das zu vermeiden, wäre es besser, Online-Tools zu nutzen.

PDFs durch herunterladbare Software bearbeiten

Eine weitere Alternative zur Bearbeitung von PDF-Dateien ist die Verwendung von herunterladbarer Software. Bevor Sie ein solches Programm installieren, sollten Sie jedoch sicherstellen, dass sie mit Ihrem Gerät kompatibel ist und dass Sie über ausreichend Speicherplatz verfügen. Darüber hinaus erfordern viele Programme eine gewisse Einarbeitungszeit, bevor Sie alle Funktionen effektiv nutzen können.

Microsoft Edge: Wie kann man PDF bearbeiten?

Wenn Sie nach einer kostenlosen und downloadfreien Möglichkeit suchen, mit PDF-Dateien zu arbeiten, können Sie den Microsoft-Edge-Browser ausprobieren. Edge erreichte im November 2024 einen Marktanteil an den Page Views von rund 8,3 % und gehört damit zu den fünf beliebtesten Browsern in Deutschland.

Die Vorgehensweise ist einfach: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie “Öffnen mit”, dann “Edge”. Nach ein paar Sekunden öffnet sich das Dokument im Browser, wo Sie verschiedene Optionen zur Bearbeitung finden.

Fazit

Wie kann man PDF bearbeiten? Die Wahl eines bestimmten Weges hängt von mehreren Faktoren ab, darunter: Umfang der zu bearbeitenden Dokumente, Inhalt (nur Text oder grafische Elemente), Komplexität des Layouts. Während Online-Plattformen durch ihre Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit punkten, bieten Microsoft Word und der Edge-Browser kostenlose Option für die grundlegende Bearbeitung einfacher Dokumente. Mit den richtigen Tools können Sie Ihre PDF-Dateien effizient bearbeiten, ohne dabei auf Sicherheit und Qualität verzichten zu müssen.